淘宝关键词软件_虚拟办公室:让世界变得更小、更高效

我一直认为最有效率的办公室是每个人都在一起的办公室。大多数情况下,面对面沟通更容易。当你经常和同事见面并了解他们的个性时,最终你会变得和他们相处得更融洽。我工作过的大多数公司,无论是小型创业公司还是大型跨国公司,都不可避免地试图将尽可能多的员工放在一个办公室里。

然而,现代工作场所的现实不再要求我们必须在一个地方工作。成千上万的人在相隔数英里的地方密切合作。技术和市场研究公司Forrester Research报告称,截至2022年,约有3400万美国人偶尔在住所办公。该公司还预测,到2022年,远程工作的人数将增加近一倍,达到约6300万人。我曾经在一家由六个人组成的公司工作;我在旧金山,两个人在南加州,两个人在加拿大,一个人在东欧。我们实际上是一个非常团结的团队。半年一次的面对面聚会无疑对我们的亲密关系起到了一定作用。网络协作工具在帮助我们提高工作效率方面也发挥了巨大作用。

网络协作工具

网上有很多工具可以让工作更顺利。随着搜索引擎文档,我们可以同时编辑相同的文档,来回讨论编辑的内容。Skype让我们不仅能相互交谈,还能在每月两次的重要全体会议上见面。像DropBox和Bitcasa这样的工具让我们出于商业和个人原因在网上存储尽可能多的文件。特别是Bitcasa的“无限驱动器”,它具有无限的存储空间,让我可以通过卸载视频等大文件来释放笔记本电脑和手机上的空间,然后反过来与同事快速共享文件,而不用担心文件的大小——我可以在5秒内共享一个5GB的文件。像这样的工具使得在家工作不仅成为可能,而且成为许多人喜欢的工作方式。以下是更多的原因。

在任何地方工作

以典型的自由职业者为例,我在西雅图的朋友乔治娜在洛杉矶的一家科技公司做设计和内容创作。在搜索引擎文档编辑和云服务存储的帮助下,她可以在家里的办公室开始一个项目,并在去附近的咖啡店或去南加州旅行时继续工作。只要您有互联网连接,您的办公室就可以在任何地方,无论您使用什么设备。对于有孩子的员工来说,这是一个很好的福利,他们有时可能需要呆在家里。在多个地点(和电脑)自由工作有助于保持高灵感和生产力。

共享正在进行的项目

这是云更有用的特性之一。不再需要处理过时版本的文档并通过电子邮件发送出去。你是否曾经在一个word文档上工作了几个小时,却发现使用的是一个过时的版本?我经历过,这简直令人沮丧!借助云协作工具,您可以直接参与项目,并在进行过程中接收来自同事或客户的反馈。实时共享可以提高效率和生产力。当我们可以在任何地方访问项目时,我们也不必花时间停下手头的工作,只是给团队中的某个人发电子邮件。搜索引擎 Drive是最受欢迎的服务之一。它与Gmail有很强的集成性,这使得协作非常方便。它还兼容移动设备,经过了Android和IOS集成。

安全性和备份

我以前也遇到过这种事,这是一场噩梦。我不仅丢了优盘,还丢了手机。几个小时的工作,照片和联系方式付之东流。现在我再也不用担心了。有了云服务,即使你不小心删除了某个文件,你也可以找回它的任何版本。有些服务可以让你把你的各种文件镜像到其他服务上,然后当你不小心丢失或编辑了一个文件,你可以及时返回并得到任何以前的版本。当你的网络瘫痪时,最好有一个本地备份,以及一个可以安全地将你的物品存储在云中的虚拟备份。Bitcasa是更安全的选择之一。它是该领域唯一一家进行客户端加密的公司。这意味着甚至连Bitcasa的员工都不知道你在存储什么。Carbonite是另一个以安全著称的可靠的在线存储服务。

外包

我曾经和一些公司合作过,这些公司把工作外包给同一个邮政编码、州或世界上几乎任何地方的承包商。因为我们能够通过云进行互动,所以全球充满了潜在的同事。我们合作的障碍越来越小,这有助于公司为同样质量的工作支付更少的费用。这种效率加强了底线。当谈到寻找一些可靠的工人来帮助你完成一个项目时,你不必再在Craigslist上放广告了。Zendesk是一个优秀的平台,可以在支持票到来时处理它们。如果你想外包你的支持人员,有很多选择。ODesk是世界上最大的在线工作场所招聘平台之一。亚马逊的Mechanical Turk是一个“众包互联网市场”,它使公司能够让人们做计算机目前无法做的事情,例如在音乐CD上识别表演者或在一组照片中选择最佳。

有什么条件?

好吧,这种效率肯定有一些缺点,对吧?事实证明是有的,但是只要做一些调整,你就能适应。没有必要让这影响你远程工作的心情。只需制定策略来解决可能因沟通困难而产生的缺点。通常这类问题都和语境有关。我记得与一位同事交流时,发现很难理解他们的意图或信息,不仅因为我们彼此陌生,还因为我们有不同的沟通风格。在几个月的时间里,我努力与一位罗马尼亚同事建立起流畅、自然的工作关系,不仅仅是因为他的英语有点有限,还因为他不喜欢聊天,总体上不喜欢多说。最终,与一位英国同事更频繁地交流变得合适了,他最终成了我某些项目的主要负责人。罗马尼亚同事成了替补。

云让交流变得如此容易,也让误解或负面交流变得更容易。为此做好准备,理解技术的局限性,仔细思考如何分配工作职责,并持续寻找未来的合作伙伴。

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